Embudo Oportunidades

Embudo OportunidadesNuestro módulo de Inteligencia de Negocio ha crecido. Ya tenemos 26 indicadores construidos que nos ayudan a medir y tomar control de todas nuestras facetas de negocio. Desde la actividad de nuestros usuarios a las oportunidades de venta, campañas, casos, facturación y en general todos los aspectos importantes de nuestra empresa. En este artículo mostraremos las diferentes métricas y explicaremos la función de cada una.

En primer lugar hemos de aclarar que los informes están clasificados por bloques o categorías. Los bloques son: General, Márketing, Comercial, Soporte y Calidad. También es  importante indicar que todos los informes tienen unos iconos superiores desde los cuales es posible imprimir el informe, abrirlo con Excel, abrirlo con Word, Abrirlo con PDF o enviarlo via Email a otro destinatario.

Iconos Superiores Filtros BI

De igual modo, todos los filtros son ordenables o filtrables por cualquier columna. Para ordenar, simplemente pulsaremos en el centro de la columna, si volvemos a pulsar, ordenaremos en orden descendente. Para filtrar haremos click en el icono  que nos desplegará las opciones del filtro seleccionado.

 
Uso del CRMCategoría: General
El primer bloque, General, contiene los siguientes informes:
Uso del CRM: Este indicador muestra el número de veces que cada usuario entra en el CRM al mes. Su utilidad es comprobar que los usuarios están haciendo uso del CRM.
Actividades por Usuario y Mes:
Este indicador muestra las actividades clasificadas por tipo (inicialmente Llamadas, Visitas, Tareas) que reporta cada usuario mensualmente. En general este informe es de gran utilidad para medir el uso del calendario y el reporting de actividades por parte de los usuarios. Si tienes un equipo de comerciales que han de utilizar la agenda del CRM, este informe es clave para ver si lo hacen realmente.
Actividades Pendientes: Este informe nos permite mostrar las actividades pendientes de todos los usuarios en el CRM. Por actividades pendientes se entienden aquellas que no están en estado Realizado ni Cancelado. Este informe nos permitirá sacar un listado de aquellas actividades que tiene pendientes cada uno de nuestros usuarios con el detalle de dicha actividad.
Actividades Completadas:
Este indicador nos muestra el detalle de todas aquellas actividades que están en estado Realizado. Al ser filtrable por usuario y fecha, nos puede ser muy útil para ver qué ha hecho una persona entre dos determinadas fechas. Por ejemplo, las visitas realizadas durante la semana anterior.

Categoría: Marketing
El segundo bloque, Marketing, contiene los informes relacionados con este aspecto del negocio. Veamos los indicadores:
Resultado CampañasListado de Potenciales:
esta lista nos muestra los registros que se existen en el módulo de potenciales. Su gráfico nos permite ver la asignación por usuario.
 Nuevos Potenciales por Mes: Si su fuerza de ventas depende de los nuevos potenciales que van entrando en el sistema cada mes, este indicador es importantísimo, pues permite ver para cada mes, cuantos potenciales se van creando en el sistema.
Listado de Campañas: Muestra las campañas introducidas en el sistema y la rentabilidad obtenida por cada una.
Resultados de Campaña (Contactos): Este indicador nos permite ver el estado de una campaña que estamos realizando con nuestros contactos. Además nos mostrará un gráfico tarta con cada uno de los estados actuales y el número de contactos en ese estado.
Resultados de Campaña (Potenciales): Este indicador nos permite ver el estado de una campaña que estamos realizando con nuestros registros de potenciales. Además nos mostrará un gráfico tarta con cada uno de los estados actuales y el número de Potenciales en ese estado.
Emails de Contactos: Nos permite ver el número de lecturas de cada uno de los emails que hemos enviado a contactos.
Emails de Potenciales: Nos permite ver el número de lecturas de cada uno de los emails que hemos enviado a Potenciales.
Emails de Cuentas: Nos permite ver el número de lecturas de cada uno de los emails que hemos enviado a Cuentas. 

Categoría: Comercial
El siguiente bloque es Comercial, que agrupa los indicadores útiles para el departamento comercial. Los indicadores que contiene son:
Cuentas: Contiene un listado de cuentas, que puede ser filtrable por cualquiera de las columnas que tenemos en la primera fila. Asimismo nos permite ver gráficos clasificatorios por Sector, Usuario, Tipo y ABC:
Graficos Cuentas 
Oportunidades: Este indicador muestra todas las Oportunidades existentes, permitiendo ser filtradas por cualquier columna en el informe. Asimismo muestra un gráfico de embudo de Oportunidad ordenado por etapa, indicando el valor monetario de las oportunidades para cada etapa.
Oportunidades Abiertas: Este indicador se parece al indicador de oportunidades, sólo que de forma deliberada excluye aquellas oportunidades que ya no están vivas. Es decir, que ya se marcado como ganadas o como perdidas, y por lo tanto no entran en la actividad del comercial. También incluye un embudo por etapa, indicando el importe de dicha etapa.
Presupuestos: Este informe indica el total de los presupuestos entrados en el sistema, permitiendo ser ordenados por cualquier columna, entre las que destacan el usuario, el cliente o el estado o etapa del presupuesto. Asimismo incluye un gráfico que indica el total monetario para cada diferente estado de presupuestos.
Presupuestos Por Fecha: Es una tabla cruzada en el que nos indica para cada mes el total de los presupuestos creados y el estado actual. También se incluye un gráfico, que nos muestra el importe para cada mes de los presupuestos en cada uno de sus estados. Este indicador es muy bueno para saber de cada comercial cuantos presupuestos está ganando y cuantos está perdiendo.
Menu VerticalDetalle Presupuestos: Este informe de presupuestos llega hasta el detalle de líneas de presupuesto, lo que nos permite analizar los productos ofertados, ordenarlo por fabricante o por Vendedor. También se incluyen tres gráficos con estos valores en formato de barras.
Facturas:
Este informe nos permite ver las facturas emitidas por fecha, por ejemplo en el mes actual, mes anterior, trimestre anterior, etc. Se basa en los datos de cabecera, lo que permite ver la información del cliente, el estado de la factura (cobrada, pendiente), el total neto y el total factura. También incluye un gráfico que muestra el total facturado por fecha.
Productos Vendidos: Nos indica un total de productos vendidos, precio de venta, descuentos aplicados y total vendido de cada producto entre dos fechas determinadas. También nos muestra un gráfico en modo tarta de las ventas totales de cada producto y su relación con el total. Este informe es de gran utilidad para conocer la aportación al total de ventas de cada uno de los productos. También nos permitirá saber si el precio y los descuentos aplicados en las ventas.
Ventas Mensuales Producto: Esta tabla cruzada nos permite ver cuanto estamos vendiendo al mes de cada producto. También incluye un gráfico de barras con dichas cantidades. De gran utilidad para conocer la evolución de ventas de un producto a lo largo de los meses o de los años.

Categoría: Soporte y Calidad
Este es el último bloque, y está dedicado a los informes relacionados con tareas de soporte (casos) e información complementaria como Base de Conocimiento y Documentos vinculados. Actualmente contiene los siguientes informes:
Listado de Casos: Este informe muestra un listado completo de todos los casos existentes en el sistema, que puede ser filtrado por cualquier columna. Asimismo incluye los gráficos de los casos asignados a cada usuario, una tarta con los casos por estado, barras de casos por prioridad y un gráfico tipo donut de los casos por severidad.
Casos por Usuario y Mes: Este indicador nos muestra el número de casos creados por usuario al mes, y el estado actual de dichos casos. Es un informe de gran utilidad para saber el estado actual de nuestro departamento de calidad y la actividad realizada por cada uno de nuestros técnicos.
Casos por Producto y Mes: Este indicador es una tabla cruzada mensual que nos muestra para cada producto los casos registrados mensualmente y el estado en el que se encuentran mensualmente. De mucha utilidad para saber el impacto que supone para nuestro departamento de calidad cada uno de los productos que ofrecemos y saber cuáles son los que generan más incidencias a nuestro departamento de calidad.
Base de Conocimiento: Este informe muestra la totalidad de las entradas en la base de conocimiento que se han registrado en el sistema. Puede ser útil para mostrar la información existente en dicha base de conocimiento en modo tabulado. También podemos analizar que usuarios contribuyen más a enriquecer dicha base de conocimiento.
Documentos: Este indicador muestra todos los documentos que se han subido al sistema, incluyendo la fecha, usuario, tipo de documento, tamaño y ubicación. Este informe nos permite ver si aquellos documentos que son relevantes para la gestión están siendo realmente subidos por los usuarios que trabajan con el sistema.

Acciones recomendadas:

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