Embudo Oportunidades

Uno de los aspectos que se repite con frecuencia en los proyectos CRM en los que he colaborado, es implantación de un sistema de seguimiento de oportunidades para la empresa en la que se instala el CRM.

Pero, ¿en qué consiste realmente la Gestión de Oportunidades?, ¿es algo que produce realmente beneficios a la empresa?, ¿Vale la pena ponerlo en marcha?

Veamos. La Gestión de Oportunidades, también llamada Gestión de Proyectos, es la técnica que permite llevar un control de todos aquellos procesos comerciales con los clientes, desde su nacimiento hasta su finalización, ya sea con resultado positivo (venta) o negativo (no venta).

A menudo un Gestor de Oportunidades se representa por un embudo, pues aquellas oportunidades que se encuentran en fases iniciales siempre suelen ser más que aquellas que se encuentran en fases finales de decisión. Eso confiere al esquema un diseño de embudo si disponemos las oportunidades organizadas por fase de ventas.

Veamos los mitos que hemos de evitar a la hora de poner en marcha un sistema de Oportunidades:

Mito 1: Todas las empresas necesitan un Gestor de Oportunidades.
Falso: La gestión de oportunidades va ligada a la venta consultiva, que es aquella que suele tener una serie de fases definidas. Por ejemplo: Toma de requerimientos, elaboración de presupuestos, negociación, etc. Existen casos de procesos de venta que son rápidos y bastante simples en los que implementar un sistema de Gestión de Oportunidades sólo supondría un engorro para el equipo de ventas.

Mito 2: La Gestión de Oportunidades es lo mismo que la Gestión de Presupuestos.
Falso: Una Oportunidad es un concepto más amplio que un presupuesto. En muchos casos la oportunidad nace mucho antes que el presupuesto en sí mismo, pues el comercial ya empieza a trabajar en el proyecto antes de empezar a elaborar el presupuesto. Por otro lado, una oportunidad puede tener más de un presupuesto, ya sean complementarios o alternativo

Mito 3: Es mejor borrar las oportunidades perdidas para no ‘quedar mal en la foto’.
Falso: Como saben muchos deportistas, se aprende más de un fracaso que de un éxito. Por eso, eliminar las oportunidades perdidas del sistema de gestión es un error importante, y un flaco favor que nos hacemos a nosotros mismos y a nuestra empresa. Saber que hemos perdido una oportunidad por ir altos de precio o por no cumplir con las especificaciones es muy importante para mejorar y poder acercarse más al éxito en la siguiente ocasión.

Mito 4: La Gestión de Oportunidades sólo sirve para grandes empresas.
Falso: De hecho, es en las empresas pequeñas y medianas en las que un buen gestor de oportunidades da mayores resultados. Eso es debido a que es más fácil manejar equipos comerciales pequeños que no demasiado grandes.

Mito 5. Yo ya tengo un fichero de clientes, no necesito un Gestor de Oportunidades.
Falso: Son dos cosas diferentes. El fichero de cliente mostrará todos los clientes, tanto aquellos que no tienen ningún proceso comercial en marcha como los que sí lo tienen. Mientras que un Gestor de Oportunidades nos permite enfocarnos mucho mejor en aquellos procesos comerciales vivos y tener así un mejor control de los temas comerciales a cerrar.

Y después de haber desmontado los mitos que considero más comunes en la gestión de oportunidades, te propongo unos consejos para que una Gestión de Oportunidades en tu empresa funcione y produzca beneficios:

–  Si eres el Director Comercial o el Gerente, utiliza siempre el Gestor de Oportunidades en las reuniones con tu equipo de ventas.

– Incentiva al uso cotidiano de la herramienta. No permitas que la información quede desactualizada, o no servirá de nada.

– Si es posible, premia con un incentivo a los vendedores que usen correctamente el gestor de oportunidades y lo usen a diario.

– Utiliza un sistema CRM que sea fácil y accesible desde el móvil o Tablet. Así los vendedores no tendrán ninguna excusa para no alimentar su embudo de Oportunidades.

– No permitas que los comerciales introduzcan la oportunidad una vez ganada. Si lo hacen es que están ocultando información a la empresa.